Notre patron nous demande souvent d’être « multifonctionnelle », ce qui peut ralentir notre productivité ou altérer la qualité de notre travail.
Nous sommes de plus en plus nombreux à pratiquer l’art du multitâche, surtout au travail. Mais si l’accomplissement de plusieurs tâches de façon simultanée n’était pas synonyme de productivité, finalement ?
«Au travail, on doit apprendre à mettre ses limites, afin d’éviter de se laisser déconcentrer, car cela peut nous faire perdre beaucoup de temps et nous empêcher de terminer nos tâches», affirme Claire Landry, psychologue organisationnelle, conseillère en ressources humaines agréée et coach professionnelle certifiée chez Landry Groupe Conseil.
Selon la psychologue, certains s’adonnent à ce qu’on pourrait appeler le « présentéisme » : on est physiquement présent dans son bureau, mais on n’est pas attentif à sa tâche. Cela peut être causé par un désintérêt ou par une perte de motivation au travail, entre autres, mais aussi par une difficulté à maintenir son attention pour une longue durée, ou par une addiction aux réseaux sociaux.
Rester concentré, ne pas se disperser : ces challenges sont quotidiens au travail. Beaucoup de méthodes de gestion du temps s’orientent vers l’organisation du temps. Toutefois, organiser son travail c’est bien… mais gagner du temps en étant concentré, c’est plus efficace !
Se concentrer, c’est se focaliser : sur les tâches importantes à réaliser. Ne pas se disperser.
Or aujourd’hui, il est très facile de se disperser dans des taches annexes simplement pour passer un peu de temps, rêvasser, se retrouver avec son monde.
SMS, appels téléphoniques, messagerie instantanée, réseaux sociaux, sites de partage de vidéos, emails… les sources de distraction ne manquent pas ! Et c’est plus particulièrement le cas lorsqu’on travaille régulièrement avec Internet.
Les multiples sources de distraction au quotidien font perdre temps et concentration. Comment rester concentré au travail ? On a trouvé 10 astuces qui pourraient bien vous aider.
1- Utiliser des outils vieux comme l’Humanité
Rien de tels qu’un bon vieux stylo et du papier pour se concentrer sur le travail. L’intérêt de ces outils est qu’ils obligent à se concentrer : noter quelque chose sur papier, c’est long. Bien plus long que taper quelque chose sur l’ordinateur. Papier et stylo requièrent de la rigueur et une réflexion plus profonde pour noter les idées.
Pourquoi pas utiliser le papier et le stylo pour consigner le travail de réflexion, et dans un second temps porter vos écrits sur ordinateur ?
2- Prendre plus de pauses
Contrairement à ce qu’on pense, prendre des pauses ce n’est pas perdre son temps. La raison est qu’on prend consciemment des pauses. C’est tout le contraire que se laisser distraire par un sms ou un email. Pendant une pause, le cerveau a le temps de se reposer, de prendre du recul. Les pauses permettent également de séquencer une journée.
C’est à dire faire une tâche à la fois, puis une autre, et ainsi de suite. Sans que les tâches soient polluées. On reste donc concentrés.
3- Décliner les tâches… en sous-tâches de petite taille
Envoyer le rapport X à Y, appeler X pour son dossier…, préparer la réunion de Z, Voir avec B pour … toutes ces tâches sont très générales. Dans la pratique, elles se décomposent en plusieurs sous-parties, des “sous-tâches“.
Par exemple, avant d’envoyer le rapport X à la personne Y, vous devez récupérer des données. Demander des précisions à un collègue. Ecrire le rapport. Le vérifier, etc. au final, ce sont de multiples petites tâches qui constituent l’essence de la tâche initiale.
En fin de compte, toutes les tâches peuvent être fragmentées en tâches plus petites. Plutôt qu’avoir l’impression de gravir l’Aorai tous les jours, la décomposition des tâches permet de se concentrer sur une tâche à la fois.
Les tâches se réalisent plus facilement, de façon progressive.
4- Estimer le temps de réalisation des tâches
Pour rester concentré sur le travail, rien de tel que se fixer des objectifs de temps de réalisation.
L’homme a cela de formidable qu’il est capable de réaliser en 1 heure ce qu’il peut faire en 25 minutes. Se fixer des objectifs permet de se concentrer réellement sur la tâche en cours… et prendre plus de pauses.
5- Se fixer un objectif principal pour la journée
Le travail d’une journée se compose de vos activités principales et d’activités annexes, secondaires. En se donnant chaque jour un but, on reste concentré toute la journée sur ce but principal.
Le temps passé sur les activités annexes est bien secondaire, tandis que les sources de distraction sont remises aux temps de pause.
6- Institutionnaliser ses moments de paresse
On a tous nos petites routines de paresse au cours de la journée.
Pourquoi pas les repérer et les institutionnaliser comme des pauses officielles ? (voir l’astuce N°2). Frustration et culpabilité diminuent de cette façon : lorsqu’on décide de prendre une pause, c’est différent que se retrouver distrait à toutes les mêmes heures de la journée.
7- Prendre des rendez-vous… avec soi
Téléphone, emails, messagerie instantanée… nous sommes hyper-connectés au monde qui nous entoure. Etre hyper-connecté, c’est être le réceptacle de toutes les informations que nous transmettent les centaines de personnes auxquels nous sommes connectés, directement ou indirectement.
Pour rester concentré, une approche consiste à se déconnecter de l’extérieur en prenant chaque jour des rendez-vous avec soi : décrocher le téléphone, fermer les emails, fermer la messagerie instantanée, c’est à dire tout ce qui nous lie à l’extérieur.
Il paraît même que le monde ne s’arrête pas de tourner pendant ce temps de déconnexion.
8- Préparer ses journées chaque matin avec un briefing
Cette astuce est en rapport avec la N°5. Prendre 30 minutes tous les matins pour préparer la journée est très commode.
Ce n’est pas du temps de perdu. C’est du temps passé à réfléchir à ce qu’on va faire, à organiser ses tâches, à réfléchir à l’aspect logistique de leur réalisation. Exemple : si on revient au rapport qu’il faut préparer, la session de préparation permet de réfléchir et noter quelles données dont on aura besoin pour le rédiger.
En relation avec les astuces N°3 et 4, cela donne aussi du temps pour fragmenter les tâches et estimer les temps requis les faire.
9- Préparer les lendemains… avec un debriefing
Si on se fixe une heure de fin obligatoire de travail, une bonne façon de faire n’est pas de tout arrêter à l’heure H. Une façon plus commode est de s’arrêter 15 à 30 minutes avant. Ces minutes sont dédiées à fermer la journée. Cela passe par un debriefing de fin de journée, qui permet de réfléchir et commencer à focaliser concentration et pensées au lendemain.
C’est aussi une bonne façon de revenir chez soi le soir en ayant encore la tête au travail.
10- Envisager ses journées comme une équipe d’un magazine en ligne
Un magazine est marqué par des conférences de rédaction qui définissent et organisent ce que l’on va écrire aujourd’hui. Penser aux astuces 8 et 9 qui rythment la journée. Il est même possible de faire un point juste avant ou juste après le déjeuner du midi pour vérifier que le travail est bien concentré sur les choses importantes. Pour un magazine, les conférences de rédaction indiquent ce qui sera écrit pendant la journée et la semaine.
Au travail, on peut voir un parallèle : décider ce que l’on va écrire de beau aujourd’hui dans sa journée de travail.
En fin de journée, on peut ainsi lire le journal du jour rempli de petites tâches rayées… et commencer à réfléchir et écrire la page du lendemain.
Quel bosseur hors-pair vous faites !
