Comment être productif lorsque vous travaillez à domicile ? Ou comment collaborer avec les membres d’une équipe si vous venez d’adopter cette façon de travailler ? Ce sont là quelques-unes des questions que vous avez peut-être cherchées sur Google. Nous sommes tous désemparés face à cette situation. Nombreux sont ceux qui se sont adaptés et qui s’en sortent bien. Dans le même temps, certains dirigeants s’efforcent de mettre en place une équipe collaborative à distance. Le travail à distance n’est pas nouveau. Les entreprises du monde entier embauchent des personnes qui travaillent à distance afin de supprimer les barrières géographiques. De même, les gens ont prédit il y a longtemps que le travail à distance était une tendance qui évoluerait avec le temps. Mais personne ne s’attendait à ce qu’un événement sans précédent oblige la plupart des travailleurs du monde entier à travailler à domicile du jour au lendemain.
Ce changement soudain a entraîné de nombreux nouveaux défis. L’un des principaux obstacles consiste à collaborer efficacement et à stimuler la productivité. Le monde apprend à collaborer virtuellement pour tirer le meilleur parti de son travail.
Qu’est-ce que la collaboration virtuelle/à distance ?
La collaboration virtuelle consiste à collaborer virtuellement à l’aide d’outils numériques vers un objectif commun. Sans interaction physique, les équipes virtuelles collaborent à l’aide de la technologie numérique, partagent des idées, travaillent sur des fichiers et communiquent en temps réel.
Les façons d’accroître l’efficacité des équipes tout en collaborant à distance
Communication
Une communication efficace est la clé pour améliorer la collaboration des équipes à distance. La façon dont l’équipe communique en interne décide du sort de l’organisation. La collaboration ou la communication en personne n’est pas viable dans les environnements de travail à distance ; il est donc vital de communiquer activement avec les membres de l’équipe. Lorsque vous travaillez à distance et que vous connectez les membres de l’équipe à l’aide d’outils de chat et de vidéoconférence, assurez-vous que tout le monde est bien adapté. Et tout le monde doit utiliser des canaux de communication communs. La plupart des heures de travail des équipes à distance sont consacrées à se connecter aux gens, à répondre aux e-mails ou à mener des réunions. Par conséquent, les quelques normes suivantes peuvent faire gagner beaucoup de temps et renforcer l’efficacité. Voici ce que vous pouvez faire :
Soyez clair : soyez attentif et très prudent lorsque vous envoyez des informations aux membres de votre équipe. Essayez de vous exprimer dans un langage simple et soyez clair et précis.
Ne les bombardez pas d’informations inutiles : L’idée est de faire le travail efficacement, de respecter le temps des autres et de ne pas les bombarder d’informations qui ne sont pas nécessaires. Cela permet d’économiser le temps et l’énergie des deux parties.
Outils de communication virtuelle : Utilisez les bons outils de communication à distance, adaptés à votre culture et à vos besoins. De même, les outils de gestion de projet permettant de maintenir le flux de travail sont un excellent choix pour toute équipe à distance.
Quelques autres règles : Chaque équipe à distance est différente, tout comme ses processus de travail. Par conséquent, pour que tout le monde soit sur la même longueur d’onde, établissez quelques critères que chacun pourra suivre.
Des buts et des objectifs clairs
Les chefs d’équipe ou les managers doivent s’attacher à donner des instructions claires à l’équipe. Les chefs d’équipe doivent fixer les buts et les objectifs. Les télétravailleurs doivent savoir ce que l’on attend d’eux et comment travailler ensemble pour stimuler la productivité de l’équipe. Les outils de collaboration ne sont d’aucune utilité si les membres de l’équipe ne connaissent pas leurs objectifs. C’est pourquoi il est essentiel d’organiser régulièrement des réunions d’équipe virtuelles et de s’informer mutuellement des progrès et des tâches afin de garantir le bon déroulement des processus. Les réunions permettent de faire le point avec chaque membre de l’équipe et de garder tout le monde sur la même longueur d’onde.
Se soutenir mutuellement
C’est peut-être l’un des points les plus importants lorsqu’il s’agit de collaborer efficacement avec des équipes à distance. Le soutien mutuel est davantage une valeur fondamentale de l’entreprise qui doit émaner des dirigeants de l’entreprise. Il est très facile de se détourner de l’équipe lorsqu’on travaille à distance. Il peut y avoir de nombreux facteurs. Par exemple, une équipe peut perdre le moral et se sentir ignorée par ses pairs. Le manque d’appréciation peut également affecter la confiance des membres de l’équipe. Il est donc essentiel de tendre la main et de maintenir un flux de communication continu pour comprendre les sentiments de chacun. Par ailleurs, vous ne pouvez pas vous attendre à ce que tout le monde s’adapte efficacement à la méthode de travail à distance. Certains peuvent avoir besoin de plus de temps pour s’y habituer. Se soutenir mutuellement est la clé pour encourager une équipe qui soit durable, productive et collaborative.
Maintenir la transparence
Maintenir la transparence tout en travaillant à domicile peut être le plus grand défi pour les managers ou les membres de l’équipe. Le manque de transparence est l’une des principales raisons de la baisse du moral des employés, du manque de confiance et de l’enthousiasme. Aucune entreprise ne peut atteindre son apogée si elle ne partage pas les informations internes et externes avec ses employés. Et de construire une certaine confiance et une cohésion au sein de l’entreprise. Mais comment maintenir la transparence lorsque vous travaillez à domicile ? Oui, c’est difficile mais tout à fait possible. Pour toute mise à jour importante, assurez-vous de ne pas la faire passer par les chefs d’équipe mais plutôt d’organiser de courtes sessions de chat vidéo avec l’équipe pour la divulguer. Les chefs d’équipe peuvent également envoyer des courriels à tous les membres de l’équipe sur les mises à jour et les développements importants à la fin de la journée.
Les activités virtuelles ludiques
Gardez aussi du temps pour la détente. Nous vivons à une époque où les possibilités sont immenses. Il ne tient qu’à nous de savoir comment nous voulons en profiter. La charge de travail et les engagements peuvent nous épuiser. Il est donc essentiel de participer à des activités ludiques pour nouer des relations et mieux se connaître. Les activités de « team building » stimulent l’engagement des employés et leur apprennent à coopérer. Elles présentent l’un des meilleurs moyens de favoriser la collaboration entre équipes à distance.
Les équipes qui réussissent participent à ces activités, permettent de renforcer le travail d’équipe et d’avoir une philosophie professionnelle positive. De plus, les activités virtuelles peuvent être très amusantes car elles vous donnent de nombreuses idées avec lesquelles s’amuser ensemble. Par exemple, il peut s’agir de faire visiter votre maison ou votre jardin, de participer à des jeux de questions-réponses en ligne, de partager des listes de choses à faire ou des activités comme le bricolage ou le jardinage.
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